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Intranet e extranet: entenda as diferenças e saiba qual escolher

Vivemos em uma era em que a informação e o tempo são coisas valiosas para uma empresa. E a tecnologia pode ajudar a proteger as informações e otimizar o tempo de trabalho ao mesmo tempo, como com o uso da intranet e extranet.

Esses dois sistemas são capazes de resolver diversos problemas de comunicação corporativa e tornar mais fácil o acesso a dados, documentos e qualquer outro tipo de informação que os colaboradores precisam para realizar os seus trabalhos.

Mas afinal, o que é intranet e extranet? Como elas funcionam na prática? Quais as vantagens de adotar uma e outra?

Isso tudo nós responderemos a você ao longo deste artigo. Confira!

Intranet e extranet: Como funcionam?

A intranet funciona como uma rede de computadores limitada ao uso interno de uma organização.

O seu uso proporciona mais agilidade nos processos de uma empresa, além de melhorar os fluxos de comunicação interna de uma equipe e integrar todos os colaboradores.

Isso tudo porque por meio dela é possível compartilhar informações, serviços e documentos em apenas um espaço que é totalmente seguro, afinal, estamos falando de uma rede fechada.

Já a extranet é considerada uma rede de computadores que pode ser interligada por duas ou mais intranets.

Ela também é um sistema usado por empresas e organizações para trocar informações com o público interno, mas tem o potencial de alcançar também o público externo, como clientes e fornecedores, de uma maneira mais segura e controlada.

Por isso podemos afirmar que muitas vezes a intranet e extranet caminham juntas.

E nesse sentido a extranet é vista como uma extensão da Intranet, afinal de contas, se trata da mesma rede usada para uma empresa, mas como o benefício de poder ser acessada também por outras pessoas de fora da empresa, que são autorizadas a acessá-la remotamente.

Então, a intranet e extranet podem ser usadas em ambientes empresariais para manter o bom relacionamento entre os colaboradores, mas a extranet estende o seu propósito colaborando para manter um bom relacionamento com clientes, fornecedores e parceiros de negócio.

No mais, é importante destacar que o acesso à extranet pode acontecer de duas maneiras:

  • através de um acesso que existe usuário e senha, para manter a rede protegida;
  • através de uma rede privada virtual (VPN) capaz de criar uma conexão segura via tunelamento entre o dispositivo fora da Intranet e a Intranet em si.

Intranet

Conhecendo melhor a intranet e extranet, destacamos abaixo quando é mais adequado usar a intranet e quais os seus pontos fortes.

Quando utilizar?

A intranet é a opção mais recomendada para empresas que querem melhorar os seus fluxos de trabalho e de comunicação entre colaboradores.

Isso porque ela garante mais eficiência e praticidade na hora de trocar informações e centraliza todas as movimentações do negócio em um só espaço e rede segura.

E como já falamos acima, elas se tratam de redes restritas e fechadas, podendo ser usada somente por membros da empresa.

Pontos fortes

  • colabora para o aumento da produtividade interna;
  • melhora a colaboração entre colaboradores de suas equipes;
  • melhora o fluxo de comunicação interna dentro da empresa;
  • tem o potencial de organizar os documentos e ficheiros;
  • torna o trabalho remoto uma possibilidade;
  • permite o acesso de dados em tempo real.

Intranet e extranet: Como funcionam?

Extranet

Para que você conheça melhor sobre a intranet e extranet, abaixo falamos sobre quando utilizar a segunda opção e quais os seus pontos fortes. Confira!

Quando utilizar?

A extranet pode ser usada caso seu negócio tenha informações na intranet que precisam ser abertas a clientes ou fornecedores da sua empresa.

Além do mais, ela pode ser usada caso você e os seus fornecedores tenham uma intranet e ambas as redes privadas compartilhem uma rede entre si.

Desse modo, é possível tornar mais fácil os pedidos e pagamentos, além de outros processos que vocês executam entre si.

Pontos fortes

  • segurança;
  • versatilidade;
  • possibilita a conexão entre intranets;
  • é aberta para clientes e fornecedores;
  • torna o trabalho remoto uma possibilidade;
  • permite o acesso de dados em tempo real.

Qual é a diferença entre intranet e extranet?

A intranet e extranet são muito confundidas, seja pelo nome ou por terem um modelo de construção bem semelhante.

Como você viu até agora, a intranet costuma ser o sistema que as empresas escolhem para trocar informações entre colaboradores, focando no público interno a na melhora de fluxos e comunicação.

Na prática, a intranet é uma ótima saída para enviar comunicado gerais aos colaboradores e incentivar a integração entre os setores da empresa.

E o que difere a intranet e extranet é que a segunda, ou seja, a extranet, exige uma conexão com a intranet para ser acessada, além de um login e senha.

Deste modo, qualquer público externo, como fornecedores, clientes ou parceiros, podem ter acesso à extranet e seguir um relacionamento com a organização.

Isso facilita todo andamento de pedidos, pagamentos e outras atividades do cotidiano que envolvem o público externo, garantindo que cada etapa seja feita com mais segurança.

Então, a intranet e extranet são sistemas usados pelas empresas para facilitarem seus fluxos e tornarem mais eficazes a transmissão de informações, seja entre o público interno, como no caso da intranet, ou com o público externo, como no caso da extranet. E isso é o que as torna diferentes!

Quais os benefícios por utilizar um sistema de intranet?

Os benefícios por utilizar um sistema de intranet são:

  • ter todas as informações da empresa centralizadas em um só sistema;
  • capacidade de integrar todas as áreas do negócio;
  • chance de criar níveis de acesso de acordo com o perfil de cada usuário.

Benefícios do sistema de extranet​

Benefícios do sistema de extranet

Os benefícios de utilizar um sistema de extranet são:

  • redução de custos, pois todos os dados e informações do negócio ficam armazenados na web;
  • segurança, pois com a extranet você também pode determinar qual é o nível de acesso e interatividade de cada usuário;
  • versatilidade, uma vez que você pode compartilhar arquivos grandes;
  • acesso a dados em tempo real, para que colaboradores e o público externo tenham acesso a informações sempre que houver uma nova atualização;
  • possibilidade de uso da rede pelo público externo autorizado.

Para melhorar o fluxo de trabalho e a comunicação interna entre os seus colaboradores, conte com a intranet da Workhub Digital.

Conclusão

Agora você já conhece melhor a intranet e extranet, sabe como cada uma delas funciona, qual é a mais adequada para cada situação e principalmente os seus benefícios e pontos fortes.

Se como a leitura desse artigo você percebeu que a intranet é o melhor sistema para o seu negócio no momento, conheça a WorkHub Digital.

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Andréa Migliori

CEO da Workhub Digital, nos últimos 20 anos conduziu projetos de comunicação interna, implantação de intranets e portais corporativos para empresas de médio e grande porte, nacionais e internacionais.