A melhor Intranet é aquela que supre todas as necessidades internas de sua empresa.
E para isso é fundamental que ela entregue algumas funcionalidades que auxiliarão no cotidiano da rotina de trabalho dos seus colaboradores.
Para ajudar você a conhecer quais são essas funcionalidades e encontrar a melhor Intranet para sua organização, preparamos este artigo completo.
Vem com a gente!
O que é como funciona uma Intranet?
A Intranet é um sistema corporativo que facilita a comunicação interna de uma empresa.
Isso porque ela permite que os colaboradores troquem e recebam comunicados, além de permitir nesse mesmo espaço o acesso de dados fundamentais para todos desenvolverem as suas atividades.
Então, na prática, a Intranet centraliza em apenas um sistema as informações do seu negócio tornando mais fácil a comunicação interna e dando mais agilidade aos processos internos.
Deste modo, a Intranet funciona como um local para armazenar as principais informações sobre a sua empresa e a rotina de trabalho dos seus colaboradores de uma forma segura, pois só as pessoas autorizadas e de dentro da sua organização podem ter acesso a ela.
Quais as vantagens de contar com uma Intranet na sua empresa?
As vantagens de contar com a melhor Intranet na sua empresa são:
- melhorias no fluxo de comunicação entre colaboradores;
- aumento do desempenho de atividades internas;
- redução de custos;
- diminuição de retrabalhos;
- permissão para que usuários controlem as suas próprias informações;
- auxílio na coordenação e cooperação das equipes;
- mais eficiência operacional por conta das informações disponibilizadas rapidamente;
- otimização do contato com fornecedores;
- mais organização de documentos e pastas que são usadas com frequência.
8 funcionalidades que não podem faltar na melhor Intranet
As principais funcionalidades que não podem faltar na melhor Intranet são: ferramenta de busca, armazenamento de dados em nuvem, integração com outros serviços corporativos, mobile friendly, conteúdo personalizado, feed de notícias, gerador de conteúdo, lista de contato de todos os colaboradores e chat.
Abaixo, detalhamos a importância de cada uma dessas funcionalidades. Acompanhe!
Ferramenta de busca
A ferramenta de busca é uma funcionalidade que torna mais fácil para os colaboradores encontrar informações dentro da sua Intranet.
Com esse recurso, o seu time ganha mais tempo e agilidade sempre que precisarem ir em busca de um determinado conteúdo.
Além do mais, a inteligência dessa ferramenta possibilita que sejam entregues os resultados mais relevantes de determinada palavra-chave pesquisada.
Armazenamento de dados em nuvem
Uma Intranet com armazenamento de dados em nuvem garante que nenhum dos seus colaboradores percam seu trabalho por conta de uma queda de luz ou porque as suas máquinas decidiram travar de repente.
Além do mais, o armazenamento de dados em nuvem também diminui custos e resolve qualquer problema com espaço de armazenamento, afinal, os arquivos passam a ficar dentro do servidor, eliminando riscos como perda de documentos físicos ou de documentos digitais por conta de uma pane em máquinas.
No mais, a nuvem também permite que todos seus colaboradores acessem documentos, dados e arquivos de qualquer computador e a qualquer momento.
Integração com outros serviços corporativos
É provável que o seu negócio também conte com outros serviços corporativos, logo, a melhor Intranet é aquela que permite uma integração com esses serviços que você já utiliza.
Isso é essencial para áreas como RH, financeiro, marketing e vendas, que costumam ter ferramentas próprias de trabalho que não podem ser substituídas.
Assim, a Intranet entra nesses setores como mais uma ferramenta que agrega e torna a rotina de trabalho deles mais eficientes.
Mobile friendly
Mobile Friendly é o termo que usamos quando uma página online é de fácil acesso, navegação e leitura.
Ou seja, é quando ela é totalmente adaptável a dispositivos móveis.
Nesse cenário, a melhor Intranet é aquela que entrega uma interface clara e intuitiva no computador e se adapta ao tamanho menor de uma tela de celular.
Conteúdo personalizado
Um conteúdo personalizado dentro de uma Intranet é aquele que deixa o seu time inserir manuais internos, regras, políticas e outros arquivos de sua empresa que sejam dessa natureza.
Feed de notícias e gerenciador de conteúdo
Ter um Feed de Notícias e um gerenciador de conteúdo abre espaço para que os seus colaboradores fiquem a par dos acontecimentos mais recentes do seu negócio.
Por exemplo, se houve uma ação interna dentro da empresa voltada para o outubro rosa e prevenção do câncer de mama, com distribuição de brindes e exames feitos nas mulheres, você pode usar a Intranet para divulgar como foi a ação, subir fotos de colaboradoras que participaram e inserir informações sobre o câncer de mama.
Lista de contatos de todos os colaboradores
Uma lista de contatos dos colaboradores envolve uma sessão em que eles possam colocar seus nomes completos, setores, cargos e números.
Isso torna mais fácil a comunicação entre colaboradores e outros setores, seja por telefonemas, troca de e-mails e até mesmo dentro do chat da Intranet.
Chat
E já que citamos os chats acima, não podemos deixar ele de fora das principais funcionalidades da melhor Intranet.
É comum que hoje os colaboradores usem o WhatsApp para trocar mensagens com colegas de trabalho, mas essa não é a forma mais profissional e nem a mais segura de falar sobre trabalho.
Isso porque, se o colaborador perde seu celular ou é roubado, todos os assuntos internos da sua empresa passam a correr risco.
Então, contar com uma Intranet que disponibiliza um Chat é uma estratégia de segurança, dando a eles a chance de trocar mensagens instantâneas em um espaço protegido.
Como escolher o melhor Intranet para a sua empresa?
Para escolher a melhor Intranet para sua empresa você deve preferir sistemas com automatização de processo, opções personalizáveis e avaliar se a sua escolha oferece relatórios para análise.
Abaixo, explicaremos melhor porque esses pontos são essenciais na hora de escolher a melhor Intranet para o seu negócio. Confira!
Prefira a Intranet com automatização de processos
Uma Intranet com automatização de processos tem ferramentas que realizam correções sem precisar de interferências humanas.
E essa automatização leva a menos tarefas repetitivas e aumento na produtividade, resultando em mais engajamento de setores, padronização de serviços e produtos, além da diminuição de custos internos.
Escolha uma opção personalizável
Uma Intranet personalizável permite que você use esse sistema de forma mais focada nas necessidades específicas do seu negócio.
Assim, as suas estratégias ficam mais adaptadas a sua empresa e seu time consegue visualizar melhor os processos e projetos internos.
Avalie se a Intranet oferece relatórios para análise
Por fim, a melhor Intranet para sua empresa é aquela que oferece relatórios para análise, afinal, as métricas são parte essencial de qualquer projeto, pois permitem que você avalie todos os trabalhos entregues.
Então, quanto mais dados uma Intranet conseguir recolher, mais opções de relatórios você pode gerar.
Lembrando que nesse sentido, a segurança é a palavra-chave, portanto, certifique-se que a Intranet que você escolheu irá garantir a proteção desses dados gerados, dando o acesso deles somente a colaboradores.
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Conclusão
Neste artigo a nossa missão era explicar a você quais as principais funcionalidades da melhor Intranet, que são:
- ferramenta de busca;
- armazenamento de dados em nuvem;
- integração com outros serviços corporativos;
- mobile friendly;
- conteúdo personalizado;
- feed de notícias;
- gerador de conteúdo;
- lista de contato de todos os colaboradores;
- chat.
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CEO da Workhub Digital, nos últimos 20 anos conduziu projetos de comunicação interna, implantação de intranets e portais corporativos para empresas de médio e grande porte, nacionais e internacionais.
