Hoje nós vamos ensinar você a como criar uma intranet, ou seja, uma rede interna de empresas que só pode ser acessada por colaboradores autorizados.
Então, se você quer se aprofundar em o que é uma intranet e como criá-la, basta seguir a leitura conosco!
Explicando: o que é Intranet?
A intranet é uma rede exclusiva de uma determinada empresa, em que só computadores de colaboradores da organização podem acessá-la.
A sua missão dentro das organizações é tornar a comunicação mais fácil e dar espaço para que os colaboradores troquem informações de forma mais rápida e efetiva entre os setores.
Não é à toa que empresas que usam a intranet tem esse sistema como o seu principal meio de comunicação interna.
Afinal de contas, através dela é possível enviar documentos, formulários, memorandos, anexar vídeos, abrir uma conversa em um chat e muito mais, sempre de forma segura e veloz.
Como montar meu sistema interno?
É comum que ao se deparar com a dúvida de como criar uma intranet, as pessoas pensem que isso é algo difícil de fazer por conta das inúmeras ferramentas e recursos disponíveis que há dentro delas.
Com o uso da Workhub Digital, por exemplo, você consegue aprender na prática e sem dificuldades como criar uma intranet de forma totalmente online e que atende todos os requisitos que a sua empresa precisa.
E além de tornar descomplicado o processo de como criar uma intranet para sua empresa, a Workhub Digital disponibiliza algumas funcionalidades que podem ser personalizadas, como:
- Aniversariantes
- Boas Vindas Novos Colaboradores
- Enquete e Pesquisas
- Comentários
- Curtidas
- Intranets Departamentais
- Módulo Multi-Idiomas
- Banners Principais Rotativos
- Comunicados
- Notícias
- Eventos
- Áreas de Sistemas
- Políticas e Manuais
- Biblioteca de Documentos
- Agendamento de Salas de Reunião
- Área FAQ (Frequently Asked Questions)
- Gestão de Usuários
- Área de Treinamentos
- Gestão de Holerites
- Organograma
- Área de Perfil
- Área de Ramais
- Vagas Internas.
Quais os benefícios?
Um dos principais benefícios de aprender a como criar uma intranet e usá-la no seu dia a dia é ver o fluxo de comunicação da sua empresa se tornar muito mais rápido e eficaz.
Além disso, você pode contar com outras diversas funcionalidades da intranet que agregam para todos os fluxos internos da sua empresa, como:
- integrar os colaboradores e departamentos;
- manter a troca de mensagens internas em apenas um sistema;
- conseguir organizar projetos e executar tarefas em só um espaço;
- fazer a gestão de arquivos;
- gerenciar conteúdos.
Como criar uma intranet ajuda no engajamento da empresa?
Aprender a como criar uma intranet ajuda no engajamento da sua empresa porque ajuda a estimular a comunicação entre os colaboradores de todos os setores.
Isso porque é nesse canal que os colaboradores passam a se sentirem valorizados e sentem que realmente fazem parte do ambiente em que trabalham.
Logo, o uso de uma intranet dentro da sua empresa é capaz de potencializar a produtividade por meio deste canal dinâmico e acessível.
De quebra, sua empresa ainda se beneficia com rotinas mais otimizadas uma vez que os colaboradores conseguem solucionar problemas por meio da intranet.
O que tem que ter em uma intranet?
Uma intranet deve ter uma boa hospedagem, um time de suporte, precisa estar de acordo com os termos da LGPD, deve possibilitar a customização e precisa ser de fácil manutenção e colaboração.
Na sequência, explicamos a você mais detalhes sobre cada um desses pontos.
Boa Hospedagem
Quando falamos sobre como criar uma Intranet, a hospedagem é uma das partes mais fundamentais do projeto online, pois é neste serviço que serão armazenados os dados, tornando o canal disponível para todos os colaboradores.
Então podemos dizer que a hospedagem é a responsável por assegurar o acesso de todo time interno ao endereço virtual.
Nesse cenário, é preciso contar com uma boa hospedagem para que toda a sua organização consiga navegar pelas seções disponíveis na intranet.
Time de Suporte
Um time de suporte capacitado e comprometido com os objetivos da sua empresa não irá te deixar na mão.
Deste modo, é fundamental que você tenha certeza de que o time de suporte da intranet que você contratar estará lá para ajudar sempre que houver alguma falha.
Estar de acordo com os termos da LGPD
A segurança deve ser uma das palavras-chaves de qualquer intranet, afinal, estamos falando de um espaço que irá armazenar diversos conteúdos internos e confidenciais de sua organização.
E diante da LGPD, sabemos que nenhuma empresa quer ser multada por não proteger os seus dados internos.
Ou seja, não é qualquer um que pode acessar os conteúdos do seu negócio e deixá-los em um ambiente que não é seguro é uma grande chance de cibercriminosos atacarem o seu sistema.
Possibilidade de customização para o usuário
Uma intranet que te dá a chance de customizá-la permite que você deixe todo o espaço com a cara da sua empresa.
Então, ao escolher uma intranet para sua organização, leve em conta se você pode customizá-la para deixar mais alinhada com o visual, valores e cultura do seu negócio.
Fácil Manutenção e Colaboração
A fácil manutenção e colaboração de uma intranet diz respeito a sua capacidade de ser intuitiva para todos os colaboradores.
Ou seja, ninguém do seu time deve ser um especialista HTML ou em qualquer serviço de TI para publicar informações nela.
O ideal é que todos consigam colaborar e gerenciar a intranet sem nenhuma dificuldade.
Como criar uma intranet com o Google Sites?
Aqui ajudaremos você a entender como criar uma intranet com o Google Sites, do Google Workspace.
Para isso, você precisa ter o Google Workspace contratado e um domínio próprio, algo que pode ser feito seguindo os seguintes passos:
- Crie um site que será a estrutura da sua Intranet. Para isso, vá até sua caixa de entrada do Gmail > Sites > Criar.
- Agora escolha o template da sua rede.
- Escolha um nome para o seu projeto.
- Depois, o nome da Intranet estará na sua URL, que será bem longa, como: http://sites.google.com/a/NomeDoDominio.com/NomeDaIntranet
Entretanto, no Painel de Controle do Google Workspace você pode criar uma URL menor e customizada.
Feito isso, a sua intranet já está no ar e basta você personalizá-la, determinando, por exemplo, quais páginas estarão disponíveis, o seu visual, as suas funções e as configurações de acesso.
Na sequência, conecte todos os colaboradores ou a deixe disponível apenas para alguns setores.
Conclusão
Hoje a nossa proposta com esse texto era ensinar a você como criar uma intranet para sua empresa.
Como você viu ao longo do artigo, existem algumas funcionalidades que são obrigatórias em qualquer intranet que você contratar, como:
- um time de suporte;
- estar de acordo com os termos da LGPD;
- possibilitar a customização;
- ser de fácil manutenção e colaboração.
Então, lembre-se sempre desses pontos ao adotar uma Intranet para sua empresa!
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CEO da Workhub Digital, nos últimos 20 anos conduziu projetos de comunicação interna, implantação de intranets e portais corporativos para empresas de médio e grande porte, nacionais e internacionais.
