Os processos internos se tratam de um conjunto de atividades que dizem respeito aos colaboradores de uma empresa e os equipamentos utilizados.
Quando existem regras e maneiras específicas de como funcionam e como lidar com esse conjunto de atividades, todas as tarefas internas da sua empresa fluem muito melhor.
E para te convencer disso preparamos esse artigo apresentando cinco benefícios de adotar processos internos na sua organização.
Siga a leitura para ficar por dentro deles!
O que são processos internos?
Os processos internos são as formas que uma organização executa as suas demandas do dia a dia, ou seja, se trata da maneira como os colaboradores realizam as suas tarefas.
E um processo interno é constituído pelo seu detalhamento de informações, como se fosse um roteiro descrevendo a forma que uma tarefa é executada.
Deste modo, quando existe esse roteiro de um processo interno, fica mais claro entender qual é a ordem que precisa ser seguida para um trabalho ser concluído com sucesso.
Então, podemos dizer que um processo interno se trata de um conjunto de regras que estabelece quem realiza determinada atividade, como essa atividade é realizada, quais equipamentos são necessários, qual a ordem tarefas a serem cumpridas, em quanto tempo tudo deve ser feito, quais os níveis de aprovação e muito mais.
O ideal é que os processos internos façam parte de todas as organizações, pois dessa forma fica mais fácil espalhar o conhecimento para todos os colaboradores de forma detalhada, para que cada atividade seja executada com o mínimo possível de falhas.
Por que padronizar processos na empresa?
Padronizar processos internos é importante porque garante que uma atividade sempre será executada de uma maneira.
Assim, é possível ter certeza de que ela sempre será feita com o mesmo nível de qualidade, pois a sua estruturação é pensada para que não existam erros.
Logo, se ela for respeitada e seguida à risca, o resultado do trabalho será impecável.
Qual a importância de processos bem definidos?
Processos internos bem definidos são importantes porque garantem a organização e aumentam a produtividade do seu negócio.
A organização é conquistada porque definir os processos é uma forma de detalhar o seu ciclo de etapas para que uma tarefa seja executada.
Desta forma, é possível organizar todos os passos importantes e evitar problemas no fluxo de trabalho, além de deixar a rotina de trabalho do local mais intuitiva e dinâmica.
A produtividade também é tocada por processos internos bem definidos uma vez que evita retrabalhos, geralmente causados pela má execução de uma atividade.
Portanto, podemos afirmar que a organização impacta diretamente a produtividade quando o assunto é um processo interno bem definido, afinal, quando tudo está bem estabelecido e organizado, os erros são menores ou inexistentes, logo, todos podem seguir tranquilamente seus fluxos de atividades, sem desgastes ou retrabalhos.
Como melhorar processos internos?
Para melhorar os processos internos, primeiro você deve mapear quais são eles dentro do seu negócio.
Nessa etapa também é importante que você entenda que cada processo pode ter mais de uma área envolvida, então fique de olho nisso ao elaborar um processo interno de uma determinada atividade.
Depois que você fizer esse mapeamento e entender quais são os passos exatos para cada atividade da sua empresa ser executada, documente tudo.
Esse registro é importante para que todos entendam os fluxos de cada atividade e principalmente para você apresentar e treinar novos colaboradores que irão executar essa função.
Além do mais, a documentação também ajuda a monitorar o desempenho, abrindo espaço para você avaliar processos e melhorá-los futuramente.
No mais, para melhorar os seus processos internos, não esqueça de adotar ferramentas que irão ajudar a estruturá-los e mantê-los, como uma Intranet!
A intranet se trata de um software capaz de centralizar em uma só rede e espaço o andamento de todas as atividades do seu negócio, incluindo todos os setores e determinando quem tem autorização para acessar cada área.
5 benefícios por aplicar processos internos na empresa
Aplicar processos internos na sua empresa melhora a qualidade do seu produto ou atendimento, reduz custos, aumenta a produtividade dos seus colaboradores, promove integração entre equipes e e traz mais agilidade na tomada de decisões.
Na sequência, entramos em mais detalhes sobre cada um desses benefícios. Acompanhe!
Melhora na qualidade do produto/atendimento
A qualidade dos serviços dos seus colaboradores é garantida quando você tem um processo interno bem definido para cada atividade que deve ser executada.
Isso porque essa documentação do passo a passo de uma atividade garante que ela será realizada em conformidade com as regras que foram estabelecidas pensando em como chegar a um bom resultado.
Assim, a tendência é que você tenha atividades entregues em um padrão de qualidade que irá garantir a satisfação dos seus colaboradores com seus próprios trabalhos e dos clientes com atendimento e serviço que recebem da sua empresa.
Redução de custos
A definição de um processo interno é uma forma muito prática e eficaz de evitar que sua empresa tenha gastos desnecessários.
Na prática, você reduz custos como a definição de um processo uma vez que consegue controlar as atividades e o tempo que cada colaborador precisa para realizar uma tarefa, diminuindo o tempo ocioso de um funcionário.
Aumento na produtividade
O desperdício de tempo e retrabalho dentro da sua organização são automaticamente diminuídos com um processo interno bem definido.
E isso acontece porque eles tornam mais fáceis a rotina de trabalho de cada colaborador, além de permitirem o monitoramento e acompanhamento de tudo o que acontece, principalmente se você contar com uma intranet para isso.
Integração entre equipes
Quando você adota um processo interno dentro da sua organização os colaboradores começam a trabalhar em conjunto, integrando e engajando as equipes.
Deste modo, os colaboradores começam a exercer suas atividades olhando para o todo e não somente para suas tarefas.
Maior agilidade na tomada de decisões
Quando os seus colaboradores conseguem consultar todos os procedimentos em um documento ou o guia, eles conseguem ter mais claro o que fazer para resolver determinada tarefa.
Desta forma as tomadas de decisões começam a ser mais ágeis, por conta da organização de um processo interno, ainda mais com a Intranet, que permite que tudo isso fique localizado em uma única rede de acesso intuitivo.
Conclusão
Aposto que após a leitura desse artigo você já está pensando em começar a organizar os processos da sua organização, não é mesmo?
Lembre-se que para esse trabalho ser ainda mais prático de ser feito, você pode e deve contar com o auxílio da WorkHub Digital, uma intranet com mais de 50 funcionalidades para facilitar a rotina da sua empresa!
A Intranet Workhub vai muito além de oferecer funcionalidades para otimizar a comunicação, refletindo também em uma melhoria geral na gestão de processos.
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Veja também: Entenda o que é e como fazer um teste de usabilidade.
CEO da Workhub Digital, nos últimos 20 anos conduziu projetos de comunicação interna, implantação de intranets e portais corporativos para empresas de médio e grande porte, nacionais e internacionais.
