Os eventos corporativos são organizados por empresas por diversos motivos, desde engajar os seus colaboradores até promover networking e fechar negócios.
Independentemente da razão, esses eventos exigem organização e alguns pontos de atenção para que eles sejam um sucesso e tragam bons resultados para as empresas.
Justamente por isso preparamos hoje esse artigo, para explicar para você como fazer a organização e quais são os pontos que você precisa ficar de olho ao preparar um evento corporativo.
Vem com a gente!
O que são eventos corporativos?
Os eventos corporativos são um momento mais descontraído que as empresas organizam tanto para o público interno, ou seja, os colaboradores, quanto para o público externo, que podem ser clientes ou parceiros de negócios.
O objetivo desses eventos é promover a interação entre os participantes sempre com objetivos profissionais, seja comemorar uma conquista da organização ou desenvolver conhecimento e habilidades.
E aqui vale ressaltar que os eventos corporativos hoje em dia não precisam ser necessariamente presenciais, pois graças aos avanços tecnológicos é possível fazê-los em um formato online e alcançar ainda mais pessoas.
Isso abre espaço para um leque gigantesco de eventos corporativos que podem ser realizados, como congressos, seminários, convenções e workshops.
Como fazer um evento corporativo de sucesso?
Um evento corporativo de sucesso é aquele que é planejado com antecedência e muita calma.
O planejamento e a paciência são palavras-chaves de eventos de sucesso porque envolvem a análise de diversos detalhes, desde a escolha do tipo de evento, da melhor data, da atração do evento, um local estratégico e divulgações eficazes.
Na sequência ajudamos você com cada um desses pontos. Acompanhe!
Escolha o tipo do evento
Os principais tipos de eventos corporativos são congressos, seminários, convenções e workshops.
Conheça mais detalhes sobre cada um deles abaixo.
Congressos
Os congressos são eventos considerados de grande porte que podem durar até oito horas por dia e cinco dias por semana.
É comum que os congressos também apresentem um caráter mais científico ou técnico e seja de abrangência regional, nacional ou até mesmo internacional.
O seu foco costuma ser em promover e discutir assuntos que enriqueçam os participantes, o que os leva a serem geralmente organizados por universidades ou estudiosos de uma produção científica.
Seminários
Os seminários costumam ter um especialista que ministra o evento e que geralmente solicita que o participante já tenha um conhecimento prévio do que será falado.
Isso porque o objetivo do seminário é gerar uma discussão entre pessoas diante de um tema.
É comum que a organização desse tipo de evento corporativo seja dividido em três fases, sendo elas: exposição, discussão e conclusão.
Deste modo, os participantes que foram a esse evento saem dele mais capacitados em relação ao tema que foi abordado.
Convenções
As convenções também são eventos corporativos de grande porte, mas o seu diferencial é que elas permitem que haja uma maior participação e interação do público presente.
A meta das convenções é apresentar o tema e tirar todas as dúvidas que possam existir sobre ele.
Isso abre espaço para que existam diversos tipos de convenções, como as convenções comemorativas que são feitas para engajar e estimular times internos de uma empresa ou para promover um produto ou serviço.
Workshops
Os workshops costumam trabalhar temas de forma mais prática, dividindo esse evento em três momentos, assim como os seminários, sendo eles: exposição, discussão em grupos e conclusão.
O objetivo do workshop geralmente é se aprofundar e discutir assuntos específicos e apresentar casos práticos para solucioná-los.
Justamente por isso é comum que workshops tenham oficinas que focam em colocar em prática o conteúdo ensinado, para que os participantes aprendam algo de forma mais concreta e logo coloquem em prática o conhecimento que obtiveram.
Defina atrações que façam sentido
As atrações de eventos corporativos podem ser as mais variadas possíveis, mas é preciso que elas façam sentido com o tipo de evento que você está organizando.
Algumas opções que podemos destacar são:
- palestras segmentadas;
- stand up comedy;
- teatro de improviso;
- atrações eletrônicas (simuladores, drones, videogames, cabines de foto, autoramas, impressoras 3D).
Selecione um local estratégico para realizar o evento
O local estratégico para o seu evento corporativo começa com a região em que ele será feito.
A segurança é o primeiro ponto em relação ao local do evento, além do fácil acesso para tornar mais prática a chegada do seu público e dos seus fornecedores.
Então, por mais que você tenha achado um lugar afastado e por um bom preço, lembre-se que isso pode desanimar a ida de quem não tem carro próprio.
Você também precisa analisar o tamanho do espaço, que deve conseguir comportar o número de convidados que você tem em sua lista.
E além dos convidados, lembre-se que o espaço precisa comportar a equipe que atuará no evento, desde produtores, seguranças, time de luz e som, cozinheiros, garçons e afins.
Por fim, considere se o local oferece algo extra ao seu evento além do tamanho e da infraestrutura.
Por exemplo, existem locais que oferecem desconto na hospedagem para os participantes do evento, como no caso de hotéis, e há casas de festas que incluem o pacote de buffet e decoração, algo que diminui o seu trabalho na organização do seu evento.
Faça a divulgação
Como estamos falando de um evento corporativo, é comum que o público seja formado pelos colaboradores da sua empresa.
Então, para divulgá-lo, use canais internos como:
- intranet;
- e-mail marketing;
- jornal mural;
- revista interna;
- cartazes;
- reunião de colaboradores.
No mais, atente-se para divulgar esse evento com as informações corretas e completas, como data, horário, local, tipo de festa, atrações e afins.
Conclusão
E aí, gostou das dicas que trouxemos aqui para a organização dos seus eventos corporativos?
Como você viu ao longo deste artigo, opções de tipos de eventos, atrações e locais para organizá-los é o que não falta.
Mas para que tudo seja um sucesso e todos compareçam, é fundamental que você invista na divulgação.
E para isso você pode e deve contar com a intranet da Workhub Digital!
CEO da Workhub Digital, nos últimos 20 anos conduziu projetos de comunicação interna, implantação de intranets e portais corporativos para empresas de médio e grande porte, nacionais e internacionais.
