You are currently viewing Conheça a Gestão da Informação e os benefícios que ela traz para sua empresa

Conheça a Gestão da Informação e os benefícios que ela traz para sua empresa

Você sabia que a gestão da informação te ajuda a encontrar insights valiosos para a sua empresa, que são capazes de favorecer as tomadas de decisões?

Mas afinal, o que é essa tal de gestão e como fazê-la?

Em linhas gerais, a gestão da informação é uma série de processos que organizam documentos, arquivos e dados de uma empresa, principalmente por meio de tecnologias.

Para se aprofundar em mais detalhes sobre o assunto, basta seguir com a leitura. Confira!

O que é gestão da informação e qual a sua importância?

A gestão da informação é uma série de processos usados para manter os dados de uma empresa organizados, que inclui, por exemplo: 

  • criar rotinas de processamento;
  • armazenar dados;
  • classificar informações;
  • identificar e compartilhar registros digitais e físicos;
  • adotar novas tecnologias para auxiliar nas etapas.

Com isso, é garantido que todas as informações ficam apenas com as pessoas certas, sem riscos à integridade do negócio e de vazamentos.

E para que tudo funcione ainda melhor, documentos físicos, como livros contábeis e documentos fiscais, bem como documentos eletrônicos, como contratos virtuais e planilhas, devem ser integrados à operação em uma só ferramenta de gestão.

Essa prática, em especial, melhora a rotina, a organização e, ainda, facilita na tomada de decisão.

Imagine, por exemplo, que você opte por realizar uma mudança impactante em seu negócio. Essa decisão se torna mais assertiva e possui maiores chances de sucesso se você se basear em dados, já que saberá se a escolha é viável ou não, além de identificar com precisão o momento certo para agir.

E a informação organizacional?

A informação organizacional, por sua vez, se trata de uma série de dados ordenados que geram valor à organização do seu negócio, como:

  • acontecimentos;
  • fenômenos;
  • fatos.

Para uma organização, a informação deve ser formada por diversos dados selecionados, analisados e com valor agregado, sendo componentes fundamentais para fazer qualquer tarefa.

Quais são os objetivos da gestão da informação?

O objetivo central da gestão da informação é conseguir fazer a identificação e potencialização dos recursos informacionais de uma empresa e de sua capacidade de informação.

Além do mais, outro objetivo desse método é aproveitar todas as habilidades e recursos disponíveis em uma organização de forma que os colaboradores consigam aprender e se adaptar aos novos contextos tanto internos, quanto externos.

Como fazer a gestão da informação na sua empresa?

Para fazer essa gestão da sua empresa, você deve conscientizar a sua equipe sobre o tema, investir em boas tecnologias gerenciais, ir além do que é básico e investir em uma boa política de segurança.

Na sequência, entramos em mais detalhes sobre cada um desses passos. Acompanhe.

Conscientize a equipe sobre o tema

Todos na empresa precisam entender a importância da gestão de informação.

Portanto, explique que, por meio desse processo, vocês conseguem usar as informações em prol da empresa, o que irá gerar ótimos resultados para todos.

Esclareça também que perder informações de colaboradores, de clientes ou de fornecedores pode gerar multas altas e deixar a empresa com uma má reputação no mercado.

De maneira geral, é importante trabalhar com uma boa campanha de conscientização que traga os benefícios e riscos da gestão de informação.

Invista em boas tecnologias gerenciais

Investir em boas tecnologias torna o armazenamento, controle e análise de informações ainda mais fácil.

Isso resulta em uma rotina de trabalho com dados e que seja mais eficiente, segura e rápida.

Então, escolha uma tecnologia de boa cobertura e que seja provida por um bom fornecedor.

Vá além do que é básico

Nada de ficar no óbvio da gestão das informações, arquivando documentos e às vezes usando dados para resolver situações.

Extraia informações de valores destes dados e use eles de forma estratégica sempre que puder, usando-os ativamente em todas as frentes do seu negócio.

Invista em uma boa política de segurança

A segurança hoje é um fator crucial para qualquer empresa que mantém uma base de dados, seja de colaboradores, clientes ou fornecedores.

E a sua gestão da informação precisa estar atrelada a boas práticas de segurança de dados, pois os ataques cibernéticos podem levá-los de uma hora para outra e causar grandes prejuízos financeiros e morais ao seu negócio.

Para não correr esse risco, o correto é investir em uma boa política de segurança da informação, treinar os colaboradores para que protejam os dados que eles têm acesso e alertar sobre práticas perigosas, como o phishing.

No mais, conte com ferramentas que garantem a segurança dos dados de sua empresa, para agirem como aliadas de proteção das suas informações.

Qual a importância da gestão das informações dos clientes?

Os dados de clientes são os mais importantes e relevantes de uma empresa, pois podem ajudar a alavancar vendas, planejar estratégias de marketing e até a criar novos produtos.

Eles também podem ser úteis para:

  • identificar problemas de venda e atendimento;
  • planejar metas com base em evidências dadas por clientes;
  • melhorar a eficácia das ações de marketing;
  • desenvolver novas soluções.

Poderosos estes dados, não é mesmo? Então tenha um olhar mais especial e atento para eles assim que os tiver em mãos.

Como utilizar a Intranet como instrumento estratégico da gestão da informação?

A intranet é um modelo de comunicação interna que usa da infraestrutura tecnológica para criar uma rede corporativa.

Nela, é possível centralizar todos os dados de um negócio, arquivá-los, acessá-los e movimentá-los entre setores e colaboradores de forma mais fácil e organizada.

Ou seja, a Intranet é um instrumento ideal para ser usado na gestão de informações de empresas, principalmente se for a Intranet Workhub.

São mais de 50 funcionalidades disponíveis que auxiliam na comunicação, engajamento e produtividade dos colaboradores de empresas de qualquer nicho e porte.

Algumas das principais funcionalidades da Intranet Workhub são:

  • Políticas e Manuais;
  • Biblioteca de documentos;
  • Gestão de Usuários;
  • Links Úteis;
  • Barra de Busca;
  • Permissionamento;
  • Visualizador de arquivos;
  • Templates de páginas;
  • Intranets Departamentais;
  • Área de Treinamentos;
  • Gestão de Holerites;
  • Organograma;
  • Área de Ramais;
  • Vagas Internas;
  • Comunicados;
  • Notícias;
  • Eventos;
  • Comentários;
  • Curtidas;
  • Boas Vindas aos Novos Colaboradores;
  • Enquete e Pesquisas.

Que tal começar a próxima semana com uma intranet nova na sua empresa? Faça já um orçamento com a Workhub.

Conclusão

Como você viu, a gestão da informação é uma série de processos usados para manter organizados os dados de uma empresa. 

Assim, esses processos criam rotinas de processamento, armazenam os dados, classificam informações, identificam e compartilham registros digitais e físicos e adotam novas tecnologias para auxiliar nas etapas.

Nesse sentido, a Intranet pode ser um instrumento estratégico da gestão da informação, pois nela é possível centralizar todos os dados de um negócio, arquivá-los, acessá-los e movimentá-los entre setores e colaboradores de forma mais fácil e organizada.

Se você está em busca de uma Intranet para o seu negócio, conte com a Workhub, que disponibiliza para a sua empresa mais de 50 funcionalidades que ajudam a sua comunicação, engajamento e produtividade.

Compartilhe!