O processo de onboarding pode ser traduzido como “embarcação” e se trata do momento em que um novo colaborador da empresa é integrado ao seu ambiente de trabalho.
Ou seja, o onboarding se responsabiliza por apresentar a esse novo colaborador a cultura, os valores, a missão e a visão da organização, além de conquistar este profissional enquanto ele entra em contato com o local.
Para entender melhor como esse processo acontece na prática, a sua importância, funcionamento, etapas e o papel da tecnologia nele, basta seguir a leitura conosco
O que é onboarding?
O onboarding é um processo de integração de um novo colaborador ao seu novo trabalho, time e cultura da organização em que agora ele faz parte.
Na prática, o processo de onboarding adapta esse profissional às operações da empresa por meio do repasse de conhecimentos, comportamentos e habilidades que serão úteis para ele se tornar parte no local.
Justamente por isso ele acontece logo após a contratação, pois esse é o momento em que o colaborador está motivado e com vontade de mostrar um bom trabalho, sendo a chance ideal para orientá-lo e adaptá-lo mais fácil.
É comum que o setor de Recursos Humanos seja o responsável por todo esse processo, por se tratar de uma responsabilidade relacionada à gestão de pessoas.
E para que o trabalho desse setor seja mais otimizado e eficiente, a Intranet é uma ótima aliada uma vez que pode ser usada como fonte de consulta de informações sobre a organização para o novo colaborador, abrindo espaço para o compartilhamento de informações internas.
Entenda a importância do processo de onboarding na gestão de pessoas
O processo de onboarding na gestão de pessoas é importante porque leva a integração, motivação, capacitação e retenção.
Na sequência explicamos em mais detalhes cada um desses pontos. Confira.
Integração
O onboarding deve ser feito assim que o novo colaborador foi contratado para apresentar a ele a organização, a equipe com quem ele vai trabalhar e os líderes da empresa.
Motivação
Um colaborador que passa por um processo de onboarding bem estruturado inicia em seu novo cargo com mais motivação.
Isso porque um onboarding adequado faz com que o novo profissional sinta-se parte da empresa logo nos primeiros dias, o que reflete em sua vontade de querer colaborar com a empresa.
Capacitação
A capacitação é um momento fundamental que deve fazer parte do processo de onboarding dos seus novos colaboradores.
É nessa fase que você tem a chance de treinar os novos profissionais de acordo com os processos e sistemas internos que eles ainda não conhecem e precisarão para exercer as suas funções.
Nesse sentido, é importante ter um modelo de capacitação já preparado e colaboradores disponíveis para tirar qualquer dúvida.
Retenção
Por fim, o onboarding é importante porque ele possibilita que você retenha os talentos que conseguiu atrair para o seu negócio.
E isso pode ser feito desde oferecendo a eles bons benefícios até alguns pontos mais abstratos, como uma cultura organizacional leve e descontraída, com colaboradores que mantém uma relação amigável e de companheirismo.
Como funciona o processo de onboarding?
Não existe somente uma forma de como funciona o processo de onboarding.
Antigamente as empresas costumavam reunir os novos colaboradores em uma sala e realizar uma palestra simples e objetiva apresentando a organização e as suas funções.
Hoje, graças ao avanço das tecnologias, o processo de onboarding pode ser feito de maneiras mais dinâmicas e lúdicas.
Por exemplo, sua empresa pode adotar a gamificação para ambientar um novo colaborador, assim como pode mesclar atividades presenciais e virtuais para integrar os novos profissionais na cultura interna da organização.
Ao usar a Intranet, você tem a chance de recorrer a recursos como o storytelling para explicar a história da empresa de uma forma menos convencional e mantê-la em um espaço que o colaborador possa sempre acessar.
Ou seja, as chances de fazer um processo de onboarding são inúmeras quando falamos em usar a tecnologia como aliada.
Etapas do processo de onboarding: entenda
As etapas do processo de onboarding envolvem o alinhamento, a preparação e a execução.
Na sequência, entenda melhor sobre cada uma dessas etapas.
Alinhamento
O alinhamento começa assim que você anunciar vaga, pois nesse anúncio você deve deixar claro quais são a missão, visão e valores da empresa, para que os profissionais que mais se identificarem com a sua cultura se candidatem.
Então, além de anunciar o cargo e as tarefas que o profissional terá que realizar no dia a dia, estenda o seu anúncio para uma breve apresentação da empresa.
Preparação
A preparação é uma etapa que deve ser feita assim que o profissional for recrutado.
A liderança direta ou RH podem encaminhar um e-mail com informações de preparo dos colaboradores sobre o novo ambiente em que irão trabalhar.
Aqui, demonstre que a chegada deste novo colaborador é importante para os negócios, para que eles se sintam acolhidos e pertencentes ao local.
Também é interessante que esse e-mail contenha um manual do funcionário ou de outros conteúdos que são importantes de serem disseminados de acordo com o seu negócio.
Execução
A execução é uma parte mais prática, em que você pode, por exemplo, levar o novo colaborador para fazer um tour dentro da empresa, mesmo que ela seja um ambiente pequeno.
Nesse tour, apresente todas as áreas e responsáveis, principalmente lideranças e membros de alta gestão, lembrando que eles também devem ser preparados para serem receptivos com os novos colaboradores.
No mais, a execução também deve contar com a apresentação do setor de trabalho do novo profissional da sua empresa, algo que merece uma atenção especial, pois é ali que ele deve se sentir mais à vontade.
Como a tecnologia auxilia nos processos de onboarding?
A tecnologia pode auxiliar os processos de onboarding por meio de ferramentas que ajudem a disseminar informações importantes sobre organização, como a sua história, processos e colaboradores.
Nesse cenário a Intranet é uma ótima aliada, pois permite que dentro desse espaço você consiga criar uma página institucional com informações como valores, missão e visão da empresa.
Dentro dela o novo profissional também pode criar um perfil pessoal em que ele apresente brevemente quem ele é e consiga ver quem são os outros colaboradores que fazem parte do time e quais são os cargos e atribuições de cada um.
Outra característica importante da Intranet para o processo de onboarding é a inclusão de módulos de capacitação.
Isso significa que dentro desse sistema você pode incluir um curso sobre um processo ou sobre alguma ferramenta que os colaboradores usam em seu cotidiano, desenvolvendo as competências do seu novo profissional!
Conclusão
Hoje a nossa missão era apresentar a você a relevância da Intranet no processo de onboarding da sua empresa.
Como você viu ao longo do artigo, essa ferramenta ajuda o seu time de RH a capacitar seus novos profissionais, além de integrá-los e alinhar a cultura da empresa a eles.
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CEO da Workhub Digital, nos últimos 20 anos conduziu projetos de comunicação interna, implantação de intranets e portais corporativos para empresas de médio e grande porte, nacionais e internacionais.
