A intranet no SharePoint é uma união de dois recursos extremamente potentes para ajudar na comunicação dentro de empresas.
Isso porque diversas organizações estão usando essas soluções como forma de promover a inovação, diminuir custos e aperfeiçoar a produtividade de seus colaboradores.
Mas afinal, como usar a intranet no SharePoint? Essa realmente é a melhor escolha para a sua empresa? Quais são os benefícios dessa junção?
Tudo isso e mais um pouco a gente responde a você ao longo deste artigo. Acompanhe!
Intranet e SharePoint é a mesma coisa?
Não, a intranet e o SharePoint não são a mesma coisa.
A intranet é uma rede privada em que somente os colaboradores de uma empresa têm acesso e por meio dela eles podem trocar e compartilhar informações sobre a companhia com outros colaboradores e outros setores.
Já o SharePoint é uma plataforma da Microsoft de aplicações web que se tornou muito popular entre organizações por conta do seu potencial de funcionar como uma plataforma colaborativa.
Isso significa que com esse programa empresas podem gerenciar dados, criar, trocar atualizações referentes à iniciativas internas e organizar os seus processos.
Entendo melhor a diferença entre essas duas ferramentas, fica mais fácil compreender como usar a Intranet no SharePoint e resolver problemas de comunicação e de gestão de tempo dentro de uma empresa.
Importância de integrar intranet e SharePoint
Integrar a intranet no SharePoint é importante porque traz inúmeros benefícios para a sua organização, principalmente no que diz respeito à facilidade da troca de informações entre seus colaboradores e mais segurança dessas informações durante este processo.
Outro ponto que torna a integração da intranet no SharePoint importante é o fato de que você pode personalizar todo o ambiente com a cara da sua empresa, tendo um espaço totalmente personalizado e com as características da sua marca.
Além do mais, com o SharePoint você tem a possibilidade de fazer a integração com outros produtos do Office 365, como:
- Power BI;
- PowerApps;
- MS Flow;
- Home Page do SharePoint.
Graças a essas integrações fica mais fácil fazer a personalização das suas páginas de atualização de listas e da sua biblioteca de documentos interna, fazendo com que as tarefas dos seus setores sejam mais produtivas e mais simples de serem executadas.
Além disso, essa união garante que você terá o suporte da Microsoft à sua disposição sempre que precisar.
Ressaltando que eles têm um serviço de suporte que fica disponível para os usuários durante 24 horas por dia.
Como usar intranet no SharePoint?
Na sequência, separamos seis dicas de como usar a intranet no SharePoint de maneira assertiva. Acompanhe!
Levante as necessidades de uso da equipe
A nossa primeira sugestão de como usar a intranet no SharePoint é construir o site da sua intranet através de uma pesquisa que levante quais são as necessidades da organização.
Essa pesquisa precisa envolver equipes de administradores, consultores e participantes do negócio.
Neste processo, o objetivo é identificar quais são os desafios presentes em cada departamento da sua organização, para então tentar solucioná-los por meio da intranet e SharePoint.
Crie regras de comunicação e interação
Um dos principais benefícios da Intranet é facilitar a comunicação entre colaboradores e levantar discussões importantes referente às atividades de cada profissional.
Mas para que essa ferramenta seja usada com sabedoria por todos, é fundamental que tenham normas de comunicação e interação para que nenhum limite seja extrapolado.
Ao elaborar essas regras é fundamental que você destaque que essa é uma rede corporativa, portanto, a comunicação interna realizada através dela deve manter o tom profissional e respeitoso com os demais.
Faça conexões entre grupos, tarefas, atividades
As intranets que são montadas com o SharePoint tem recursos que facilitam a conexão entre grupos e o gerenciamento de tarefas e atividades.
Entre esses recursos, podemos destacar o calendário com prazos de cada entrega, a possibilidade de fazer menções de colaboradores, de fazer comentários em determinadas atividades e projetos, bem como curtidas.
Além do mais, existe a chance de realizar a edição e publicação em tempo real na página de alguns colaboradores e de alguns setores, reorganizar o prazo de entrega de tarefas e criar bibliotecas de documentos.
Criar uma intranet no SharePoint é extremamente benéfica no que diz respeito à colaboração interna e engajamento de equipes, pois melhora todo o fluxo de processos e de comunicação.
Use uma ferramenta de SharePoint com recursos avançados
Existem alguns recursos avançados da intranet no SharePoint para que os usuários tenham uma experiência mais completa.
Entre esses recursos avançados, destacamos:
- a possibilidade de acessar a ferramenta por meio do Windows Explorer;
- criar fluxos de trabalho;
- explorar dados em Excel;
- fazer a segmentação de públicos específicos para determinado projeto atividade;
- notificar colaboradores sobre a inserção de novos dados;
- disponibilizar documentos de modo offline;
- dar acesso da ferramenta a usuários externos.
Compartilhe e gerencie documentos
A biblioteca de documentos do SharePoint é um recurso valioso para empresas porque permite uma gestão de conhecimento e colaboração interna.
Isso porque a distribuição de conhecimento e informações referentes a uma empresa geralmente ficam centrados em documentos.
Assim, fazer a integração das bibliotecas do Sharepoint com o melhor modelo de intranet é um recurso que só trará benefícios para o seu time e sua empresa.
Promova o uso
Ao integrar a intranet no SharePoint, trabalhe com campanhas de incentivo ao uso da ferramenta para ela ser incorporada na cultura organizacional e na rotina de todos.
Para isso, o time de RH e de comunicação podem trabalhar juntos no desenvolvimento de campanhas de incentivo de uso da ferramenta, principalmente focando na soluções de problemas recorrentes que essa rede privada pode trazer.
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Conclusão
Hoje a nossa missão era apresentar a você os benefícios e importância da integração da Intranet no SharePoint.
Como você viu, a união dessas duas ferramentas torna mais fácil a troca de informação entre os colaboradores e garante mais proteção dessas informações que são trocadas.
E lembre-se, a Workhub Digital é uma intranet integrada ao Microsoft 365. Usufrua já das transformações digitais que a nossa ferramenta pode proporcionar à sua organização!
