A gestão de documentos vai além do que ter um espaço de armazenamento para guardar os arquivos físicos e digitais do seu negócio.
E para que você entenda mais detalhes sobre o que é essa gestão e porquê ela é tão importante para sua empresa alcançar os resultados esperados, preparamos esse artigo completo sobre o tema.
Acompanha a leitura!
O que é a gestão de documentos?
A gestão de documentos é todo o processo de armazenamento e organização dos arquivos de um negócio, como:
- folhas de pagamento;
- guias de impostos;
- contratos;
- escrituras.
Com uma boa gestão desses arquivos você preserva dados e informações que são patrimônio da organização.
Importância da gestão de documentos
A gestão de documentos é importante porque ela preserva e mantém organizados arquivos e dados que asseguram as atividades na empresa.
Isso porque cada documento de um negócio tem uma função estratégica, logo, é fundamental que ele seja conservado.
E esse modelo de gestão entra em cena justamente para isso.
Assim, uma vez que existe essa organização dos documentos, fica mais fácil tomar decisões internas e diminuir o tempo dos colaboradores na busca por informações.
Além do mais, se você contar com um sistema digital para fazer a gestão de documentos do seu negócio, como a Intranet, o seu time ainda tem o benefício de acessar esses dados e informações de qualquer lugar do mundo.
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Quais as três fases da gestão de documentos?
As três fases de gestão de documentos são:
- produção de documentos;
- utilização dos documentos;
- destinação dos documentos.
A produção de documentos define normas para que eles sejam criados, como características e locais em que serão armazenados.
Nessa etapa você garante que os documentos serão classificados e armazenados adequadamente.
A utilização de documentos estabelece como será feito o controle, uso e armazenamento deles, focando em planos de classificação para identificar a origem dos documentos e padronizar a maneira de arquivá-los.
Por fim, a destinação de documentos estabelece por quanto tempo eles devem ser guardados levando em conta que alguns precisam ser preservados permanentemente e outros podem ser descartados depois de um prazo.
Como fazer gestão de documentos numa empresa
Abaixo, apresentamos um passo a passo de como fazer a gestão de documentos dentro da sua organização. Confira!
1. Tenha uma ferramenta de armazenamento (drive ou Intranet)
O primeiro passo para ter sucesso na sua gestão de documentos é contar com uma ferramenta de armazenamento, como o drive ou a Intranet.
Se você optar pela Intranet, por exemplo, você conta como benefício de ter uma rede interna completamente personalizada com a cara da sua empresa e ainda pode usufruir de outras funcionalidades desse sistema que colaboram para facilitar a rotina de trabalho dos seus colaboradores.
2. Crie processos
O sucesso da sua gestão também depende da criação de processos que irão criar um padrão de armazenamento dos documentos internos.
Para isso você pode organizar os documentos em níveis, como:
- cópias de documentos;
- papéis como assinaturas/contratos;
- relatórios;
- tabelas.
Outro processo importante de criar é quanto aos nomes de cada arquivo. Nesta etapa você pode estabelecer critérios como:
- tipo;
- data;
- importância;
- projeto ou cliente;
- validade.
3. Treine a equipe para o processo
Assim que você tiver um processo bem estabelecido é fundamental que você treine sua equipe para aprender a lidar com ele e para a gestão de documentos ser executada pelo restante dos seus colaboradores.
Nesse momento você pode optar por treinar a equipe inteira ou treinar um membro que irá repassar as informações para o seu setor.
4. Crie uma política de gestão de documentos
A política de gestão de documentos se trata de um passo a passo de como seus colaboradores devem fazer essa gestão e de quais são as regras desse processo.
Lembre-se que essa política precisa ser clara, pois em caso de qualquer dúvida o seu time irá recorrer a ela.
5. Considere a temporalidade
Com o tempo alguns arquivos podem ser descartados, portanto, é essencial que você saiba quais tipos de documentos do seu negócio não precisam ficar armazenados permanentemente.
Nesse cenário, destacamos que esses documentos que podem ser descartados depois de um certo prazo não tem mais validade legal.
6. Digitalize documentos físicos
A digitalização de documentos físicos é uma das práticas mais recomendadas quando falamos da gestão de documentos.
Com esse método você troca o uso de papéis por documentos eletrônicos e garante mais segurança dos dados da sua empresa, pois eles não correm risco de serem alterados ou perdidos.
Ressaltamos que existem requisitos técnicos para a digitalização de documentos públicos e privados, definidos pelo Decreto nº 10.278.
E para realizar a digitalização, recomendamos novamente que você conte com uma ferramenta digital de gestão para ajudar no armazenamento e gerenciamento desses arquivos, como a Intranet.
7. Respeite as diretrizes da LGPD
A LGDP estipula regras de segurança e da guarda de documentos, sendo uma lei que fiscaliza todos os negócios que retém dados, obrigando-os a destruí-los quando não forem mais necessários.
Portanto, ao iniciar a sua gestão de documentos, é fundamental que você esteja por dentro de todas as regras da LGPD para fazer toda essa organização dentro da lei.
Preocupe-se principalmente com o espaço em que você irá armazenar esses documentos e com quem terá autorização dos acessos, pois essas são as principais normas da LGPD.
Qual a melhor ferramenta para gestão de documentos da empresa?
A melhor ferramenta para gestão de documentos de empresa é a Intranet, pois ao mesmo tempo que ela permite que você armazene os documentos de forma segura e ágil, ela é uma plataforma de comunicação interna que facilita a rotina de trabalho de todos os colaboradores.
Assim, com ela, além de realizar a gestão eletrônica de documentos, você tem a chance de:
- melhorar a produtividade dos seus colaboradores com mais agilidade em atividades do dia a dia;
- otimizar espaço físico, uma vez que os seus documentos serão armazenados digitalmente;
- rastrear documentos com mais facilidade e sem o risco de perdê-los;
- garantir que apenas determinados colaboradores terão acesso a certos documentos.
