Transformar a intranet em um espaço central do ambiente digital de trabalho não significa reunir todos os recursos em uma única plataforma. Em um painel no Intranet Reloaded Nordic 2026, Izabel Presson, da Oatly, e Kai Rolker, da Clariant, defenderam que a intranet só ganha relevância quando ajuda pessoas diferentes a encontrar informações úteis, participar das conversas e se sentir parte da organização — com ou sem inteligência artificial (IA).
A discussão, moderada por Alexander Efimov, percorreu uma tensão presente em muitas empresas: como ampliar o acesso ao conhecimento sem tornar a comunicação impessoal? Para os participantes, a resposta começa menos na escolha de uma ferramenta e mais na compreensão de quem vai usá-la.
Antes da intranet, conheça as pessoas
“Se queremos levar algo ao coração, precisamos primeiro pensar no que está no coração das pessoas”, afirmou Izabel Presson, líder de Comunicação Interna da Oatly.
Para ela, criar conteúdo relevante exige estar perto dos colaboradores. Isso inclui passar tempo com profissionais da operação, ouvir como descrevem seu trabalho e perceber quais informações realmente fazem falta na rotina. Uma orientação escrita para a equipe corporativa pode ser tecnicamente correta, mas não funcionar para quem precisa consultá-la rapidamente durante um turno.
Kai Rolker, diretor de Comunicação do Grupo Clariant, observou que a ideia de uma ferramenta perfeita, capaz de atender a todas as necessidades da mesma maneira, perdeu força. O foco passou a ser um conjunto de canais e serviços organizado a partir dos usuários. A intranet continua importante, mas precisa conviver com os lugares onde as pessoas já trabalham e buscam informações.
Essa visão também muda o papel de quem produz comunicação interna. Antes de decidir o canal ou o formato, é preciso compreender o público. Um resumo claro e pertinente pode ajudar mais do que uma experiência tecnologicamente sofisticada acompanhada de um conteúdo distante da realidade de quem o recebe.
IA responde perguntas, mas não inicia todas as conversas
Os participantes discutiram como assistentes de IA podem facilitar o acesso a políticas, documentos e conhecimentos distribuídos pela organização. Em vez de percorrer menus, o colaborador faz uma pergunta e recebe uma resposta. A tecnologia também pode ajudar pessoas que não trabalham com comunicação a organizar melhor o que sabem, reduzindo a insegurança de compartilhar informações com outras áreas.
Rolker mencionou no painel uma previsão, atribuída à Gartner, de que aproximadamente 75% dos colaboradores recorreriam a bots de IA em vez da intranet tradicional para encontrar informações até 2028. Uma previsão pública da Gartner aponta, inclusive, um recorte diferente: até 2028, apenas 40% dos colaboradores prefeririam conversar com um chatbot, em vez de uma pessoa, para a maioria das tarefas de RH. As duas afirmações tratam de comportamentos distintos e não podem ser usadas como equivalentes.
Independentemente da previsão, o painel apontou um limite concreto da busca conversacional: ela depende de alguém saber o que perguntar. Mudanças estratégicas, orientações sensíveis e informações que afetam a segurança precisam chegar proativamente às equipes. A IA pode apoiar a consulta sob demanda, mas não substitui a responsabilidade da liderança de explicar o que está acontecendo.
Presson relatou outra reação possível dos colaboradores diante de uma resposta automatizada: “Essa resposta foi gerada por IA? Vocês não se importam mais conosco? Não têm tempo para conversar com a gente?”. O comentário mostra que agilidade e proximidade não são a mesma coisa. Em certos momentos, uma conversa humana é parte essencial da mensagem.
Transparência não elimina a necessidade de intimidade
O painel também abordou a diferença entre tornar a informação acessível e expor todas as interações da organização. Rolker comparou a transparência digital total a uma família vivendo em uma casa de vidro: todos conseguem ver o que acontece, mas pode faltar espaço para conversas mais reservadas.
Por um lado, publicar informações que podem ser compartilhadas reduz a dependência de contatos informais e o poder de quem guarda dados para si. Um exemplo mencionado foi a divulgação de faixas salariais para diminuir especulações. Por outro, pertencimento e confiança também se constroem em encontros menores, como conversas de equipe e espaços presenciais nos quais as pessoas se sintam à vontade para falar.
A proposta discutida no painel não foi escolher entre abertura digital e proximidade fora das telas. Foi cultivar ambas de forma intencional. A intranet pode dar acesso amplo ao conhecimento, enquanto reuniões de equipe e outros encontros preservam a possibilidade de escuta e vínculo.
Silos podem nascer do medo
Quando a informação não circula entre áreas, a explicação nem sempre é falta de uma ferramenta adequada. Um dos pontos levantados no painel foi que silos também podem resultar de insegurança, disputas de poder e receio de perder relevância.
“Se eu compartilhar meu conhecimento, mais cedo ou mais tarde vou me tornar dispensável”, foi o temor descrito por um participante não identificado no resumo. Em períodos de incerteza econômica ou alta rotatividade, esse sentimento pode ganhar força.
Antes de criar mais um canal para compartilhamento, portanto, as lideranças precisam entender o que impede as pessoas de contribuir. Conversas sobre incentivos, reconhecimento e segurança para expor dúvidas podem revelar obstáculos que nenhuma funcionalidade de IA resolverá sozinha.
Isso também afeta a maneira de apresentar a tecnologia. Um participante defendeu evitar a mensagem “fazer o mesmo com menos recursos” e preferir “fazer muito mais com os mesmos recursos”. O enquadramento, porém, só produzirá confiança se vier acompanhado de exemplos concretos, participação dos colaboradores e clareza sobre os efeitos da mudança no trabalho.
Segurança precisa fazer parte da rotina
Ampliar o compartilhamento de informações traz responsabilidades. O painel destacou a importância de classificar documentos corretamente, orientar as pessoas sobre dados sensíveis e manter canais pelos quais possam relatar incidentes ou preocupações sem receio.
Em vez de restringir o tema a treinamentos eventuais, os participantes sugeriram pequenos momentos de conformidade em reuniões regulares: uma orientação breve sobre classificação de dados, um exemplo de situação suspeita ou um lembrete sobre como acionar o canal apropriado. A repetição ajuda a transformar uma política distante em comportamento cotidiano.
A entrada de imagens, vídeos e vozes produzidos por IA acrescenta outro cuidado. Foi relatado o uso experimental de um avatar do CEO em mensagens de boas-vindas, sempre identificado como conteúdo artificial. O recurso não é usado para anúncios estratégicos. A distinção preserva a confiança: colaboradores devem saber quando estão vendo uma representação sintética, sobretudo em comunicações sensíveis.
No caso de solicitações de alto risco, como pagamentos, uma voz ou imagem convincente não pode servir como autorização. O painel mencionou palavras-código entre executivos e equipes financeiras; como proteção mais ampla, pedidos desse tipo devem ser confirmados por um canal independente e seguir aprovações formais. Recomendações de prevenção a fraudes com deepfakes também destacam a verificação fora do canal pelo qual a solicitação chegou e a dupla aprovação em transações sensíveis.
Criatividade ajuda quando respeita o contexto
Um exemplo apresentado no painel mostra que adotar IA não precisa significar substituir a comunicação humana por respostas automáticas. Em uma campanha de higiene das mãos para trabalhadores de fábrica, uma empresa criou com IA músicas curtas sobre tubarões, de aproximadamente dois minutos, alinhadas à duração recomendada para a atividade no contexto relatado.
O interesse do caso está menos na ferramenta usada para compor a música e mais na escolha de um formato adequado ao público e à situação. A solução tornou a orientação memorável sem exigir que os trabalhadores lessem um documento longo durante a rotina de produção.
Esse princípio vale para outras mudanças. Um piloto de IA ou uma nova intranet tem mais chances de ser útil quando as pessoas que vão usá-lo participam cedo dos testes e ajudam a definir o benefício esperado — seja encontrar uma resposta, trabalhar com mais segurança ou reduzir um esforço repetitivo.
Tornar a intranet o “coração inteligente” do ambiente digital, como propôs o painel, não é transformá-la na única voz da empresa. É fazer com que informações confiáveis circulem, conversas humanas tenham espaço e a tecnologia amplie o acesso sem enfraquecer a confiança que sustenta a comunicação.
