A digitalização significativa na saúde começa quando a tecnologia facilita o trabalho de quem atende pacientes. Essa foi a mensagem central de Ludvig Johansson, estrategista de digitalização da Västra Götalandsregionen (VGR), em uma palestra sobre adoção, governança e transformação digital em larga escala.
Em vez de tratar a estratégia como um documento definido pela liderança e entregue às equipes, Johansson propôs entendê-la como uma prática diária e coletiva. Para ele, uma ferramenta só merece espaço na rotina se reduzir dificuldades concretas, simplificar tarefas e apoiar os profissionais no contexto em que trabalham.
Digitalização significativa começa pelo problema
O ponto de partida da palestra foi a pressão sobre os sistemas de saúde. Com o envelhecimento da população e o aumento dos custos, melhorar a eficiência sem comprometer a qualidade do atendimento tornou-se uma necessidade.
Johansson apresentou estimativas para ilustrar a dimensão do desafio na VGR: segundo ele, o sistema precisaria se tornar 50% mais eficiente até 2030 para preservar o nível atual de atendimento. Também afirmou que uma enfermeira da atenção primária pode dedicar até 64% do tempo a tarefas administrativas. São números apresentados pelo palestrante e devem ser lidos nesse contexto, não como índices gerais de todos os sistemas de saúde.
A pergunta, portanto, não é quantas novas ferramentas podem ser implantadas. É quanto tempo de cuidado se perde com documentação duplicada, busca por informações e etapas que poderiam ser mais simples.
“Digitalização significativa é aquela que realmente ajuda as pessoas a fazer seu trabalho. Todo o resto é desperdício de dinheiro e do tempo das pessoas”, afirmou Johansson.
Estratégia se constrói no cotidiano
Para Johansson, o modelo de estratégia em que poucas pessoas definem uma direção e esperam que toda a organização simplesmente a execute é insuficiente. Profissionais que lidam diariamente com os sistemas conhecem obstáculos que nem sempre aparecem nos planos elaborados à distância.
“Estratégia é o que você e eu fazemos todos os dias”, disse. O desafio da liderança é criar uma direção comum e permitir que as equipes contribuam para alcançá-la.
No ambiente digital de trabalho, isso significa conversar com usuários, entender suas tarefas e testar se as mudanças realmente facilitam a rotina. A direção estratégica permanece importante, mas precisa ser traduzida em decisões concretas de quem desenvolve, implanta e usa as soluções.
A própria VGR afirma que sua transformação digital depende de novos modos de trabalho e deve melhorar tanto a experiência dos pacientes quanto o ambiente de trabalho dos profissionais.
Quatro critérios para avaliar ferramentas
Johansson apresentou a sigla DAME como um teste para o ambiente digital de trabalho. Antes de implantar ou modificar uma solução, a organização deve perguntar se ela atende a quatro critérios:
| Critério | O que significa na prática |
|---|---|
| Integrada | Evita documentação em duplicidade e reúne informações necessárias ao trabalho. |
| Inteligente | Usa recursos como a inteligência artificial (IA) para apoiar capacidades humanas e simplificar tarefas. |
| Intuitiva | Pode ser compreendida e utilizada sem depender de manuais extensos. |
| Individual | Considera a função, o contexto e as tarefas de quem usa a ferramenta. |
O modelo chama atenção para um problema recorrente: uma solução pode funcionar tecnicamente e ainda assim piorar a experiência de trabalho. Se exige registrar os mesmos dados duas vezes, alternar entre muitas telas ou memorizar caminhos complexos, ela acrescenta esforço em vez de eliminá-lo.
A ambição descrita por Johansson é que o ambiente digital proporcione, todos os dias, a sensação de que o trabalho ficou um pouco mais fácil.
Menos sistemas, menos retrabalho
Durante a palestra, Johansson mencionou profissionais que precisam consultar até 12 sistemas para reunir informações sobre um paciente. Também citou uma perda anual estimada em € 50 milhões com consultas canceladas tardiamente na VGR.
Os exemplos mostram que o custo de um processo ineficiente não está apenas na licença de software ou no orçamento de TI. Ele aparece no tempo dos profissionais, na continuidade do atendimento e na capacidade de usar recursos já disponíveis.
Entre as possibilidades discutidas estão documentação automatizada, reconhecimento de fala e agendamento baseado nas competências necessárias para cada atendimento. Nenhuma dessas soluções, porém, deve ser adotada apenas por parecer inovadora. Seu valor depende de funcionar com segurança no fluxo real de cuidado.
Essa preocupação está presente na direção atual da VGR para seus sistemas de informação: a região planeja uma estrutura composta por módulos capazes de compartilhar dados, com o objetivo de melhorar o apoio ao trabalho diário, reduzir a duplicação de atividades e, gradualmente, diminuir a carga administrativa.
Adoção faz parte da solução
Uma ferramenta pouco utilizada — ou usada de maneira inadequada — dificilmente produz o benefício prometido. Por isso, Johansson defendeu investimento em formação, acompanhamento e ajustes depois da implantação.
Esse trabalho começa antes do treinamento. As equipes precisam participar da identificação do problema, experimentar as soluções e mostrar onde ainda há dificuldades. Depois da implementação, o feedback deve orientar melhorias contínuas.
A VGR descreve esse envolvimento como parte de seu planejamento: profissionais da saúde devem participar de workshops, análises de necessidades, testes e projetos de desenvolvimento para que sistemas e processos respondam a demandas reais.
Para organizações de outros setores, a lição também vale. Não basta comunicar que uma nova plataforma está disponível. É preciso demonstrar como ela ajuda em tarefas específicas e verificar se essa promessa se confirma no uso diário.
Como levar a ideia à prática
A proposta de Johansson pode ser traduzida em uma sequência de trabalho:
- Definir o problema: identificar onde há espera, retrabalho, documentação desnecessária ou dificuldade para encontrar informações.
- Ouvir quem executa a tarefa: compreender o contexto antes de escolher uma tecnologia.
- Aplicar os critérios DAME: verificar se a solução será integrada, inteligente, intuitiva e adequada a cada usuário.
- Priorizar e testar: começar por iniciativas com benefício claro, coletar feedback e ajustar a implementação.
- Investir na adoção: reservar tempo e recursos para formação, suporte e avaliação contínua.
O objetivo não é digitalizar cada etapa existente, inclusive as que já não fazem sentido. É redesenhar o trabalho para que a tecnologia devolva tempo e atenção a quem cuida.
