Ficar por dentro de todos os benefícios da Intranet é essencial para entender como essa ferramenta é capaz de impulsionar e tornar mais eficiente a sua empresa.
Não é à toa que essa rede tem se tornado indispensável dentro de organizações de todo o mundo.
Afinal, por meio dela você pode conectar e integrar os seus colaboradores, departamentos e todas as informações da sua companhia em um único espaço.
Bora entender como tudo isso acontece na prática?
O que é intranet?
A intranet é uma rede privada projetada para uso exclusivo de empresas.
Com ela os colaboradores de uma organização podem compartilhar informações e documentos, além de terem na palma da mão recursos que facilitam toda a comunicação e integração do ambiente de trabalho.
E um dos grandes benefícios da Intranet é que toda essa movimentação que os colaboradores fazem dentro dessa ferramenta é totalmente segura e controlada.
Benefícios da intranet para a empresa
Na sequência, listamos os principais benefícios da Intranet para sua empresa. Confira!
1. Unifica a comunicação interna
No topo da lista dos benefícios da Intranet está o fato dela ser um canal que unifica a comunicação interna.
E na prática isso acontece porque a Intranet é uma ferramenta centralizada para transmitir informações, compartilhar atualizações e facilitar a colaboração entre os membros da equipe.
Ou seja, por meio da Intranet é possível:
- enviar comunicados;
- fazer anúncios;
- disparar boletins informativos para todos de forma rápida e eficiente.
Com isso você elimina a dependência de comunicados impressos, e-mails em massa ou reuniões presenciais, economizando tempo e recursos.
2. Possibilidade a comunicação assíncrona
A lista de benefícios da Intranet segue com a possibilidade de tornar a sua empresa adepta da comunicação assíncrona.
A comunicação assíncrona trata-se da troca de mensagens sem a necessidade de ter uma interação em tempo real.
Isso significa que você envia uma mensagem referente ao trabalho para outro colaborador, mas sem exigir que essa mensagem seja respondida na hora, abrindo espaço para que ele possa responder quando for o melhor momento para ele.
Tal modelo de comunicação é possível por meio da Intranet porque nela os colaboradores podem enviar mensagens, postar atualizações, compartilhar documentos e iniciar discussões em fóruns que podem ser acessados e respondidos em horários convenientes para cada um.
Isso é extremamente útil quando o modelo de negócio tem profissionais que estão localizados em fusos horários diferentes ou têm horários de trabalho flexíveis.
Assim estes profissionais podem acessar informações e comunicados anteriores, sem precisar repetir conversas ou procurar arquivos perdidos, pois tudo fica armazenado e organizado dentro da Intranet.
Leia também: Como usar a comunicação síncrona e ter melhorias no desempenho da sua equipe de trabalho.
3. Aumenta o engajamento da equipe
A Intranet aumenta o engajamento da equipe por meio de seus recursos e funcionalidades que promovem a participação mais ativa dos colaboradores.
Por exemplo, através dela as equipes podem colaborar de forma mais eficiente graças ao compartilhamento de documentos e outros modelos de arquivos, além de poderem usufruir de salas de reunião virtuais, fóruns de discussão e ferramentas de colaboração em tempo real.
4. Mantém arquivos e informações no mesmo local
Dentre os benefícios da Intranet, não podemos deixar de destacar o fato de você ter um armazenamento centralizado das informações da sua empresa.
Tal benefício elimina a necessidade do seu negócio manter arquivos em diferentes locais, como unidades de redes, servidores compartilhados ou dispositivos individuais.
5. Adéqua a comunicação organizacional à LGPD
A Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD) estabelece regras para empresas referente ao tratamento de dados pessoais e a privacidade dos indivíduos.
E a Intranet permite que você adeque a comunicação organizacional à LGPD uma vez que fornece recursos e medidas que protegem a privacidade e garantem o cumprimento dessas disposições legais.
Uma das formas em que ela colabora para adequação a LGPD é por meio das configurações de acesso a pessoas autorizadas a locais que são mantidos os dados pessoais armazenados.
Outra forma é fornecendo os recursos para ter o consentimento explícito dos colaboradores para o processamento de seus dados pessoais.
Por fim, a Intranet também possibilita a inclusão de recursos para facilitar o gerenciamento e o controle de dados pessoais dos colaboradores, como a chance de visualizar, editar, atualizar ou excluir as suas informações pessoais que são armazenadas ali.
6. Otimiza o tempo
A Intranet otimiza o tempo dos colaboradores porque permite que eles acessem rapidamente as informações, afinal, tudo de relevante, como manuais, políticas, normas da empresa, procedimentos, documentos e diretrizes, fica mantido em um local centralizado.
Deste modo, todos conseguem encontrar facilmente o que precisam, sem a necessidade de ficar procurando arquivos em locais físicos ou digitais diferentes.
O mesmo vale para a possibilidade de localizar rapidamente colegas e especialistas de dentro da empresa.
Isso porque a Intranet costuma ter um diretório de funcionários em que é possível encontrar informações de contatos e detalhes sobre colaboradores e especialistas de diferentes áreas da organização.
Assim, toda a comunicação interna é facilitada e fica mais simples localizar o profissional correto para ter assistência ou colaboração em um projeto.
Por fim, em relação aos benefícios da Intranet quanto à otimização de tempo, destacamos que os colaboradores podem acessá-la de qualquer lugar, desde que tenham acesso à internet, possibilitando que todos gerenciem o seu tempo de trabalho da forma mais eficaz e que gera mais produtividade.
7. Facilita a comunicação institucional
Seguimos a lista de benefícios da Intranet explicando como ela facilita a comunicação institucional.
Na prática, isso acontece porque com esse sistema os colaboradores podem interagir e participar ativamente de assuntos que envolvem a comunicação institucional.
E com essa ferramenta também é possível manter um histórico de comunicações institucionais, arquivando nela documentos, comunicados e informações relevantes para todos.
8. Diminuição de custos
A intranet ajuda na diminuição de custos de uma empresa porque:
- reduz o número de impressões e custos com papel;
- minimiza custos com armazenamento físico;
- reduz gastos com treinamentos presenciais.
9. Armazenamento de dados
Para encerrar a nossa lista de benefícios da Intranet, citamos o fato dessa ferramenta permitir que os dados do seu negócio sejam organizados e estruturados de maneira lógica e intuitiva.
Algumas das maneiras podem ser:
- categorias;
- pastas;
- tags;
- metadados.
Essa organização do armazenamento de dados facilita a navegação e a busca eficiente deles, economizando tempo e esforço na localização das informações desejadas. Saiba mais sobre a melhor intranet para empresas.
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Conclusão
Como você viu hoje, existem diversos benefícios da Intranet para a sua empresa e todas elas podem melhorar a comunicação interna e o engajamento do seu time, além de unificar a comunicação institucional, integrar os seus departamentos e adequar a empresa à LGPD.
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