Para uma empresa ter uma operação padronizada e de alto desempenho é necessário fazer a gestão de processos.
É por meio dessa gestão que as companhias conseguem organizar os seus fluxos de trabalho de ponta a ponta e garantir um bom padrão de qualidade de seus serviços.
E essa estratégia é fundamental uma vez que organizações sem processos bem definidos têm suas operações comprometidas, já que os seus profissionais irão fazer as coisas da forma que acharem melhor e mais adequada.
Se você não quer esse cenário para sua empresa, é hora de aplicar a gestão de processos e organizar todos os seus processos dentro de um padrão.
E nesse artigo nós explicamos a você como fazer isso na prática. Acompanhe!
O que é gestão de processos?
A gestão de processos é um conjunto de estratégias que otimizam e deixam mais produtiva a maneira que organizações realizam seus fluxos de trabalho.
Com essas estratégias é possível ter mais controle da atuação de colaboradores, além da chance de visualizar melhor os indicadores de desempenho para conquistar os melhores resultados no mercado.
Isso tudo porque essa gestão é capaz de mapear os fluxos de trabalho e sistematizá-los, colaborando muito para melhoria contínua.
O resultado disso tudo, na prática, é otimização de tarefas graças a mapeamento em que é possível encontrar lacunas e gargalos de determinadas atividades da empresa.
Gestão de processos e o BPM (Business Process Management)
A gestão de processos também é chamada de BPM, sigla em inglês para Business Process Management, que em tradução significa Gerenciamento de Processos de Negócio.
O objetivo dessa gestão é alinhar todos os processos internos de uma organização de acordo com as necessidades dos clientes.
Além do mais, ela se caracteriza pela ajuda da tecnologia e da inovação para que organizações consigam realizar e desenvolver a gestão de seus processos de maneira mais eficaz e flexível.
Aliando o BPM à gestão de processos, a sua empresa garante mais transparência em todas as etapas de atividades, além de aumento na produtividade dos colaboradores, redução de custos e mais controle administrativo.
Importância da gestão de processos
A gestão de processos é importante porque ela permite que o seu negócio consiga se beneficiar de diversas maneiras, como:
- tendo uma visão mais detalhada do funcionamento das atividades da empresa;
- automatizando processos;
- definindo padrões de processos para todos os setores;
- diminuindo a chance de perda de materiais e produtos;
- identificando gargalos e lacunas e chances de melhoria;
- facilitando a medição de desempenho de todos os colaboradores;
- diminuindo a chance de acidentes de trabalho;
- tornando mais fácil o treinamento de novos colaboradores, uma vez que eles têm padrões bem estabelecidos para seguir.
Quais os tipos de gestão de processos?
Os tipos de gestão de processos são:
- gestão funcional de processos organizacionais;
- gestão sistêmica dos processos organizacionais.
Conheça mais sobre eles na sequência.
Gestão funcional de processos organizacionais
Essa gestão se caracteriza por ser um modelo mais conservador e tradicional, pois segue a hierarquia funcional de um negócio e se determina pela especialização de trabalho.
Ou seja, neste formato segue-se as relações de subordinação hierárquica, com processos de trabalho bem fragmentados e orientados por metas internas, sem ter foco no cliente.
Gestão sistêmica dos processos organizacionais
Já neste modelo de gestão de processos o trabalho em equipe é mais valorizado e o fluxo de trabalho é menos fragmentado.
Ele também se caracteriza pelos indicadores, que geralmente são voltados para as necessidades do cliente, logo, o centro do trabalho da equipe é o cliente.
Como fazer uma gestão de processos eficaz?
Para fazer uma gestão de processos eficaz você deve:
- desenhar os seus processos internos;
- definir os KPIs que quer acompanhar;
- usar um software de gestão;
- analisar os processos estabelecidos;
- pedir ajuda dos colaboradores para sugerirem melhorias;
- treinar as pessoas envolvidas para o processo;
- fazer o acompanhamento da gestão.
Na sequência, explicamos como fazer tudo isso na prática.
1. Desenhe o processo
Desenhar o processo significa fazer o mapeamento dos seus processos internos para conhecer o seu negócio de maneira mais profunda.
Isso envolve entender quais são todos os processos internos, como eles acontecem na prática, quem são os colaboradores que participam deles, além de seus responsáveis.
2. Defina os KPIs
Os KPIs são indicadores chave de desempenho que ajudam a medir o sucesso da sua empresa, seja de uma meta específica ou de uma meta geral, abrindo espaço para que seja feito um acompanhamento sistemático dos objetivos.
3. Use um software de gestão
Um software de gestão possibilita que a sua empresa acesse de forma rápida e fácil todas as informações e dados relevantes sobre as operações, além de permitir que sejam armazenados documentos em um espaço seguro de fácil acesso.
Além do mais, com um sistema desse, como a Intranet, a sua operação deixa de depender tanto de atualizações manuais, como tarefas repetitivas e registros, e consegue executar funções mais produtivas e automatizadas.
Conte com a Intranet da Workhub Digital para melhorar a gestão da sua empresa.
4. Análise o processo
Fazer a análise dos seus processos é o que garante chances de melhorias contínuas, pois é através dessa análise que você consegue verificar ineficiências, diminuir o desperdícios e otimizar o fluxo de trabalho, tudo para aperfeiçoar os resultados do seu negócio.
5. Peça ajuda para sugerir melhorias
Conversar com todos os seus colaboradores sobre as possíveis melhorias que podem ser feitas é fundamental para incentivá-los a fazerem parte de mudanças que tornarão a rotina mais otimizada e mais prática no dia a dia.
Além do mais, ter essa conversa com os colaboradores faz com que eles se sintam importantes e tenham noção do quanto são relevantes para ajudar no crescimento da empresa.
6. Treine as pessoas envolvidas para o processo
É através do treinamento e de capacitação entre as pessoas envolvidas no processo que você terá os melhores resultados, além de desenvolver novas competências em seus colaboradores para torná-los mais produtivos.
7. Mantenha o acompanhamento
O acompanhamento da gestão de processos deve ser feito com frequência e, de preferência, usando as métricas e indicadores que foram definidos no início do planejamento para conseguir ter uma visão geral das operações e com base em dados.
Conte com a Intranet da Workhub Digital para melhorar a gestão da sua empresa.
Conclusão
Como você viu ao longo deste artigo, a gestão de processos traz diversos benefícios para uma empresa, principalmente no que diz respeito a melhoria do trabalho dos seus colaboradores e na expansão do mercado.
E para se beneficiar ainda mais deste método, você pode e deve contar com tecnologias disponíveis para otimizar o fluxo de trabalho de todos os setores da sua organização, como a Intranet se propõe a fazer!
