A gestão de tarefas permite que as atividades de todos os setores de uma empresa sejam organizadas com base nas mais urgentes, mais importantes e na rotina de qual colaborador ela irá se encaixar.
Tudo isso permite que o funcionamento de uma empresa flua com mais assertividade e controle, com o status de tarefas fácil de acompanhar e os prazos claros para todos.
E para que a gestão de tarefas seja eficaz, é importante contar com uma boa ferramenta de gerenciamento.
Mas como fazer isso na prática?
É o que te contamos ao longo deste artigo. Vem com a gente!
Para que serve o gerenciamento de tarefas?
O gerenciamento de tarefas serve para organizar as atividades de uma empresa, permitindo que você liste de forma clara tudo o que precisa ser realizado.
E ao fazer essa lista com o gerenciador, ele permite que você coloque prazos, sinalize tarefas que são prioridades, delegue atividades para colaboradores específicos, monte grupos de trabalho para uma tarefa e acompanhe o status delas.
Deste modo, também podemos dizer que o gerenciamento de tarefas serve para planejar projetos de forma mais eficaz e esclarecedora para todos, destrinchando ele em etapas e passos do que deve ser feito para ele ser concluído.
E se organizado por meio de uma ferramenta de gestão de tarefas, o gerenciamento mostra ainda mais resultados, pois todo o fluxo das atividades é automatizado.
Isso significa que você adota uma ferramenta e só precisa criar uma tarefa, colocar os responsáveis, as suas etapas e prazos, deixando tudo disponível da maneira mais esclarecedora e prática possível.
As vantagens de uma eficaz gestão de tarefas
As vantagens de uma eficaz gestão de tarefas vão desde o aumento da produtividade, diminuição de desperdícios, otimização de tempo, até visualização dos prazos e melhora na comunicação e no clima organizacional.
Na sequência, explicamos melhor como tudo isso acontece.
Aumenta a produtividade da empresa
Com o gerenciador de tarefas você consegue designar atividades para cada colaborador e acompanhar todas as entregas de acordo com os prazos estabelecidos.
Isso ajuda na produtividade da empresa porque conforme o andamento das atividades, você pode dar feedbacks particulares, incentivar um time e mostrar o número de tarefas entregues em um período e o tempo que foi levado para elas serem concluídas.
Tudo isso contribui para que o seu time se torne mais produtivo e motivado.
Diminui os desperdícios
Todas as empresas procuram por formas de unir a produtividade de seus colaboradores com a diminuição de gastos.
E a gestão de tarefas pode ajudar nisso!
Ela torna isso real por meio da organização de processos, permitindo que você tenha uma visão das tarefas, diminuindo atrasos e enxergando gargalos.
Assim, os gestores conseguem delegar tarefas de forma mais assertiva e rápida, mantendo todos os processos fluindo bem.
Deste modo, há mais tempo para que todos foquem nas suas atividades cruciais para manter o negócio ativo, e como você já sabe, tempo é dinheiro.
Otimiza o tempo
E já que falamos em tempo, como você viu acima, a gestão de tarefas ajuda a otimizá-lo.
Isso porque todas as informações de uma tarefa ficam armazenadas em uma só ferramenta, com dados e arquivos necessários para que qualquer pessoa entenda o andamento dela, além de prazos e o nível de urgência.
Assim, nenhum colaborador perde tempo procurando informações e esperando que outros repassem as atividades para ele, deixando cada membro no controle de sua etapa, com tempo para se concentrar em sua atividade.
É claro que a otimização de tempo com ferramentas de gerenciamento de tarefas também otimiza o tempo de toda uma equipe diminuindo as reuniões.
Afinal de contas, com essa organização, os projetos ficam mais claros para todos e não é preciso marcar um tempo na agenda para esclarecer os passos para os responsáveis.
Permite visualizar os prazos
Determinar prazos de uma tarefa não diz respeito apenas a data que ela deverá ser totalmente concluída.
Para que uma gestão de tarefas seja eficiente, ela deve determinar o prazo de cada passo e de cada atividade de um colaborador que faz parte de uma atividade.
E claro, os prazos precisam ser estabelecidos considerando o tempo que o membro leva para fazer a sua parte, respeitando as rotinas de trabalho e a capacidade produtiva dos colaboradores.
Melhora a comunicação e o clima organizacional
Com o gerenciamento de tarefas, ruídos na comunicação são eliminados, pois praticamente todas as atividades estão esclarecidas e com arquivos e informações completas na ferramenta de gerenciamento.
Assim, tudo está organizado e esclarecido em uma plataforma, facilitando a comunicação entre todos os membros.
Com isso, o clima organizacional também melhora, pois todo o trabalho flui bem e mais rápido, com a equipe engajada e produtiva, conforme falamos acima.
Dicas para melhorar a produtividade através da gestão de tarefas
Para melhorar a produtividade através da gestão de tarefas você precisa definir bem as metas e objetivos, apontar os prazos, delegar funções corretamente, ter um software para fazer toda a gestão e, claro, dar feedbacks.
Abaixo, explicamos como todos esses pontos devem ser desenvolvidos.
Defina metas e objetivos
As metas e objetivos servem para lembrar a todos o propósito de uma tarefa e como a sua realização ajuda para que eles sejam atingidos.
Aponte o prazo de cumprimento para as tarefas
Os prazos organizam a agenda de tarefas dos colaboradores e ajuda a otimizar o tempo de todos, direcionando quanto de espaço cada um precisa reservar em sua agenda para produzir.
Isso fica mais fácil com a gestão de tarefas porque os prazos dados a cada um são visíveis a todos, construindo relações de transparência entre os profissionais e mostrando que em um time, todos dependem das funções dos outros.
Desta maneira, o gerenciador de tarefas também serve como um cronograma da atividade dos colaboradores, com entregas claramente estipuladas e alertas para casos de atrasos ou gargalos.
Saiba delegar tarefas para outros membros da equipe
Delegar tarefas é uma das fases mais importantes de um projeto e da gestão de atividades.
É nessa etapa que você monta um time e determina quem será o responsável por cada etapa até aquela função ser concluída, além de terminar o grau de prioridade e os prazos das tarefas.
Tudo isso deve ser feito considerando quais as outras atividades que os membros estão envolvidos e as especialidades particulares de seus colaboradores, para que os resultados sejam os mais satisfatórios.
Tenha um software focado na gestão de tarefas
Fazer um gerenciamento de tarefas a mão ou apenas no boca a boca não é mais a forma mais eficaz de organizar as funções.
Hoje a tecnologia permite que isso seja automatizado e mantido online, para todos os membros de um time terem acesso fácil às atividades que fazem parte.
Assim, com um software de gestão de tarefas você pode fazer anotações online, listas de atividades a serem cumpridas, colocar prazos, conversar com a equipe e coordenar todo o trabalho de forma transparente, rápida e segura.
Use o feedback para melhorar o gerenciamento
O acompanhamento dos passos das atividades em um gerenciador de tarefas permite que gestores tenham clareza do andamento de atividades e encontrem pontos positivos e possíveis gargalos.
É importante ter uma visão ampla, para aliar um software de gerenciamento de tarefas aos feedbacks que podem ser dados.
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Conclusão
Como você viu ao longo deste artigo, o gerenciamento de tarefas, quando feito com o auxílio de um software, como um sistema de Intranet, serve para organizar as atividades de uma empresa, permitindo que você liste de forma clara tudo o que precisa ser realizado por cada colaborador.
Assim, com ele você consegue:
- aumentar a produtividade;
- diminuir desperdícios;
- otimizar tempo;
- visualizar e estabelecer prazos;
- melhorar a comunicação e o clima organizacional.
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